Drakkar & Associés Inc., incluant ses sociétés affiliées, (collectivement « DRAKKAR »), a le souci de toujours faire passer ses employés en premier, et s’engage à mettre en place les processus nécessaires, conformément aux meilleures pratiques de l’industrie, afin d’assurer la confidentialité de tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre de ses activités en conformité avec les lois en vigueur.
L’objectif de cette Politique de confidentialité (la « Politique ») est de fournir à DRAKKAR un cadre visant à assurer le traitement des renseignements personnels dans une optique de gestion du risque reliée à la confidentialité des données et conformément aux lois en vigueur. Elle régit la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales de DRAKKAR.
1. Application
Cette politique s’applique à tous les employés, permanents et temporaires, aux postulants, candidats, étudiants stagiaires, bénévoles et entrepreneurs indépendants (« personnes ») de DRAKKAR.
2. Définition de « renseignements personnels »
Les « renseignements personnels » comprennent des renseignements concernant une personne qui permettent de l’identifier. Les renseignements personnels d’une personne comprennent son nom, associé à tout autre renseignement particulier la concernant (par exemple, numéro d’employé, salaire, numéro d’assurance sociale, date de naissance, adresse personnelle, etc.), à l’exclusion des informations d’affaires, telles que celles apparaissant sur une carte professionnelle (dont l’adresse de courriel d’affaires).
3. Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?
La Politique autorise DRAKKAR à recueillir, à utiliser et à communiquer des renseignements personnels à des fins légitimes d’affaires, pourvu qu’elle le fasse de façon juste et licite. DRAKKAR est responsable des renseignements personnels collectés et devrait normalement dévoiler l’identité de ceux à qui elle communique ou transfère couramment des renseignements personnels, y compris ses sociétés affiliées ou liées faisant partie du groupe DRAKKAR. DRAKKAR peut utiliser des services en ligne pour aider à la recherche et au recrutement de candidats.
Les principales fins auxquelles DRAKKAR recueille des renseignements personnels sont les suivantes :
- pour fournir des services de ressources humaines, des services de placement, pour effectuer la recherche et la sélection de personnel, le recrutement et offrir des services d’impartition à ses clients; et
- pour faciliter la recherche, la sélection et le recrutement de candidats.
Les autres fins auxquelles des renseignements personnels pourraient être recueillis doivent être déterminées par DRAKKAR avant la collecte ou au moment de celle-ci.
À titre d’employeur, DRAKKAR recueille, utilise et communique des renseignements personnels pour établir et gérer les relations avec ses employés, ainsi que pour la gestion et la vérification des activités, notamment pour prévenir toute violation de la loi et toute autre activité pouvant nuire aux intérêts de DRAKKAR.
DRAKKAR tient à jour des échéanciers de conservation des dossiers pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés uniquement pour le délai nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ci-haut. DRAKKAR ne conserve pas de renseignements personnels plus longtemps que nécessaire, sauf lorsque la loi l’exige.
Une fois que nous établissons une relation d'emploi ou de placement avec les personnes, nous utilisons les données fournies par ceux-ci pour se conformer aux lois et règlements, y compris, mais sans s'y limiter, dans le domaine du travail, de la fiscalité et de la sécurité sociale.
À diverses étapes de la relation de travail avec ses employés, DRAKKAR est susceptible de recueillir, notamment, les renseignements personnels suivants :
- nom, date de naissance, sexe, statut matrimonial, ayants droit, numéros d’identité, y compris numéro d’assurance sociale et de permis de conduire, lorsque requis;
- renseignements sur la scolarité et la formation, l’expérience de travail et les références professionnelles, ainsi que la vérification des dossiers de crédit et criminel ;
- adresse personnelle, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse courriel et renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence ;
- information sur la santé et de nature médicale, y compris les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence et de l’information sur l’état de santé de la personne, de son conjoint ou de sa conjointe et des personnes à charge ;
- parcours et expérience de travail, formation, rémunération, information sur le rendement et les mesures disciplinaires chez DRAKKAR.
4. Consentement
La personne doit consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels, sauf dans les cas permis par la loi. DRAKKAR recueille, utilise et communique normalement des renseignements personnels sur la base d’un consentement éclairé et que pour répondre à des besoins spécifiques. Être informé signifie bien comprendre la nature, le but et les conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels. Cet engagement implique :
- d’informer la personne de façon compréhensible des objectifs de la collecte, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels ;
- d’obtenir le consentement la personne avant la collecte ou au moment de celle-ci, ainsi que lorsqu’une nouvelle utilisation de ses renseignements personnels est anticipée.
DRAKKAR ne se fie au consentement implicite que dans les cas appropriés, en fonction du caractère délicat des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes.
Exceptions au principe de consentement
Il existe plusieurs exceptions à l’obligation d’informer une personne de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et d’obtenir son consentement. Voici quelques exemples de situations dans lesquelles DRAKKAR n’est pas tenue d’informer la personne ou d’obtenir son consentement :
DRAKKAR peut recueillir et utiliser des renseignements personnels :
- (a) si c’est clairement dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible d’obtenir son consentement en temps opportun;
- (b) si le fait d’informer et d’obtenir le consentement compromettait la disponibilité ou l’exactitude de l’information ;
- (c) si cela est nécessaire pour mener une enquête concernant une infraction ou la violation d’une loi en vigueur.
DRAKKAR peut utiliser et communiquer des renseignements personnels :
- (a) si des motifs raisonnables portent à croire que l’information pourrait être utile dans le cadre d’une enquête concernant une violation d’une loi en vigueur ;
- (b) dans un cas d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ;
- (c) à des fins de recherches statistiques ou universitaires (tout en avisant préalablement le Commissariat à la protection de la vie privée au Canada).
DRAKKAR peut communiquer des renseignements personnels :
- (a) à un avocat représentant DRAKKAR;
- (b) pour recouvrer une dette de la personne à l’endroit de DRAKKAR ;
- (c) pour se conformer à une citation à comparaître, à une ordonnance ou à un mandat émis par une cour ;
- (d) à un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale ayant l’autorité légale d’obtenir de l’information (c.-à-d. aux fins d’une enquête) ;
- (e) 20 ans après le décès de la personne ou 100 ans après la création du dossier ;
- (f) si cela est exigé par la loi.
5. Google Analytics et cookie
Nous utilisons Google Analytics, ce qui nous permet de voir l’information sur les activités en ligne des utilisateurs, y compris, sans limitation, les pages vues, la source et le temps passé sur notre site Web. Ces renseignements sont dépersonnalisés et sont affichés sous forme de chiffres, ce qui signifie qu’ils ne permettent pas de remonter jusqu’à des individus en particulier. Vous pouvez désactiver l’utilisation de Google Analytics en allant sur la page Web de désactivation de Google Analytics : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.
Pour gérer votre consentement, vous n’avez qu’à appuyer ici pour modifier vos préférences témoins.
6. Transfert de renseignements personnels à des fournisseurs de services (au Canada ou ailleurs)
DRAKKAR peut transférer, traiter ou conserver les renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Cependant, DRAKKAR ne transfère les renseignements personnels à des fournisseurs de services que si ce transfert est conforme aux principes et autres règles indiqués dans cette Politique et aux lois en vigueur en matière de confidentialité. Ces fournisseurs de services devront recueillir, utiliser, communiquer et conserver les renseignements personnels conformément à cette Politique et aux lois en vigueur.
Lorsqu’elle a recourt à des fournisseurs de services, DRAKKAR (i) fait preuve de diligence raisonnable dans le choix des fournisseurs de services qui traiteront les renseignements personnels en son nom, (ii) impose des conditions contractuelles raisonnables à ces fournisseurs pour qu’ils protègent la sécurité des données de façon comparable et (iii) vérifie que lesdits fournisseurs protègent la sécurité des données de manière comparable.
7. Mesures de sécurité
DRAKKAR prend des mesures de protection et de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification illicites et non autorisés. Ceci comprend également des mesures de protection contre la perte, le vol et les dommages causés à ces renseignements. Si une personne apprend la perte, l’accès non autorisé, le manque de sécurité ou la communication non autorisée de renseignements personnels, qu’elle soit ou non à l’origine de cette perte, de cet accès ou de cette communication non autorisée, elle doit immédiatement en informer son supérieur hiérarchique ou le responsable de la protection de la vie privée : legal@drakkar.com.
8. Accès aux renseignements personnels et correction
DRAKKAR prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés avec toute l’exactitude nécessaire. Conformément aux lois en vigueur, DRAKKAR peut donner à une personne l’accès à ses renseignements personnels et les moyens d’y effectuer des corrections en conformité avec la réglementation en matière de confidentialité en vigueur. Toute personne peut contester l’exactitude et l’intégralité de l’information et la modifier en conséquence. Toute demande de copies de renseignements personnels doit être faite par écrit auprès du responsable de la protection de la vie privée de DRAKKAR.
Marc-Olivier Deschamps
Directeur - systèmes informatiques
molivier.deschamps@drakkar.com
9. Devoir d’aviser
Conformément aux lois en vigueur, DRAKKAR doit aviser les personnes, de même que les autorités de réglementation en matière de confidentialité, de toute violation faite aux mesures de sécurité entourant leurs renseignements personnels sous la gouverne de DRAKKAR, s’il est raisonnable de croire dans les circonstances que la violation comporte un risque réel de créer un préjudice important à ces personnes. Le cas échéant, l’expression « préjudice important » comprend notamment « préjudice corporel, humiliation, dommage à la réputation ou aux relations, perte d’emploi ou d’occasions d’affaires ou professionnelles, perte financière, vol d’identité, impacts négatifs sur le dossier de crédit et dommage ou perte touchant la propriété ». Un tel avis sera fait aussitôt que DRAKKAR aura déterminé qu’une violation a été commise Cette politique est en vigueur immédiatement et remplace toutes les versions antérieures. DRAKKAR se réserve le droit d’interpréter cette Politique à sa discrétion et d’y apporter à l’occasion les changements qu’elle juge appropriés, sans exigence de préavis.